Come si passa dalla situazione attuale all'utilizzo quotidiano di Qyxartixlab. Il processo è graduale e non richiede di abbandonare tutto in una volta.
Quattro fasi che portano dalla registrazione alla gestione operativa. Ogni fase può essere completata al proprio ritmo.
Dopo la registrazione, si inseriscono i dati dello studio e si crea il primo condominio. Questo include l'indirizzo, il numero di unità immobiliari, i dati del conto corrente condominiale e le informazioni del regolamento. È il punto di partenza da cui si costruisce tutto il resto.
Questa fase richiede in media meno di un'ora per un condominio di dimensioni standard. Per stabili più complessi con più tabelle millesimali, il tempo si allunga proporzionalmente.
Le tabelle millesimali vengono caricate manualmente o importate da file. Per ogni unità immobiliare si inserisce l'anagrafica del proprietario e, se diverso, dell'occupante. Questi dati alimentano sia il sistema di ripartizione spese che quello di comunicazione.
Se hai già questi dati in un file Excel, la procedura di importazione guidata li trasferisce in pochi minuti, verificando automaticamente la coerenza delle tabelle (la somma deve essere 1000).
Non è obbligatorio, ma molti amministratori scelgono di caricare i documenti degli anni precedenti: verbali assembleari, contratti con fornitori, certificazioni degli impianti. Questo rende l'archivio immediatamente utile e completo.
I documenti vengono caricati per categoria e associati al condominio corretto. Il sistema accetta PDF, immagini e file Office. Non c'è un limite di spazio fisso: il piano scelto determina la capienza dell'archivio.
Con i dati di base inseriti, la piattaforma è pronta per l'uso quotidiano. Lo scadenzario fiscale viene popolato con le scadenze standard del condominio come ente non commerciale. Puoi aggiungere scadenze personalizzate per contratti di manutenzione, polizze assicurative o revisioni periodiche degli impianti.
Da questo momento, ogni nuova spesa, comunicazione o intervento viene registrato direttamente nella piattaforma. Il flusso di lavoro diventa parte della routine quotidiana.
Controllo delle notifiche: scadenze imminenti, comunicazioni in sospeso, interventi programmati per la settimana. Tutto visibile in una schermata riepilogativa.
Registrazione di spese e fatture non appena arrivano. Inserimento di nuovi interventi di manutenzione. Invio di comunicazioni ai condomini direttamente dalla piattaforma.
Verifica che tutte le attività del giorno siano state registrate. Preparazione di report o prospetti per assemblee imminenti. Archiviazione di documenti ricevuti.
Generazione dei rendiconti periodici. Verifica delle scadenze del mese successivo. Esportazione dei dati contabili per il commercialista se necessario.
Passare a un nuovo sistema richiede tempo. Sappiamo che durante la fase iniziale possono emergere domande specifiche legate al proprio modo di lavorare o alle particolarità dei condomini gestiti.
Il supporto è disponibile via email per chiarimenti tecnici e operativi. La documentazione interna copre i casi d'uso più comuni con esempi pratici tratti dalla gestione condominiale reale, non da scenari teorici.
Per studi che gestiscono un numero elevato di condomini, è disponibile un percorso di onboarding assistito che include sessioni di configurazione guidata.
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